Ai cần module này: ứng viên sắp đi làm hoặc thực tập, và sinh viên cần làm việc nhóm, trao đổi với giảng viên.
Học xong bạn làm được: viết email đúng kiểu, lên tiếng trong cuộc họp, và đặt câu hỏi hay từ chối một cách lịch sự mà vẫn rõ ràng.
1. Email đúng kiểu
Email công việc ở phương Tây chuộng rõ ràng và gọn. Có lời chào, đi thẳng vào việc, lịch sự, kết thúc đàng hoàng. Không cần văn hoa, không cần xin lỗi dài dòng.
Một email tốt cho người đọc biết ngay bạn cần gì và họ phải làm gì. Tiêu đề rõ, đoạn ngắn, câu hỏi cụ thể.
Case study, đặt ở Anh. Một bạn gửi email cho giảng viên dài ba đoạn, vòng vo xin lỗi trước khi vào việc, tới cuối người đọc vẫn không rõ bạn hỏi gì. Giảng viên trả lời trễ và hỏi lại cho rõ, mất thêm một vòng. Khi bạn viết lại ngắn gọn, một câu hỏi rõ ràng, thì được trả lời ngay trong ngày. Bài học: trong email công việc, rõ ràng là lịch sự. Bắt người ta đoán ý mới là làm phiền.
2. Lên tiếng trong cuộc họp
Im suốt buổi họp ở phương Tây dễ bị hiểu là bạn không có gì đóng góp. Bạn không cần nói nhiều, chỉ cần nói đúng lúc một ý gọn.
Vài câu mở giúp bạn chen vào lịch sự. “Can I add something?”, “I have a quick question.” Chuẩn bị trước một ý cho buổi họp quan trọng, để không bị động.
3. Xin và nhận phản hồi
Chủ động xin phản hồi cho thấy bạn muốn tiến bộ. Sau một việc lớn, hỏi “How did I do? Anything I should improve?”. Cấp trên đánh giá cao người dám hỏi câu đó.
Khi nhận phản hồi thì nghe, cảm ơn, làm rõ nếu chưa hiểu. Cách phản ứng với lời chê đã nói kỹ ở Module 4.2.
4. Nói “không” và hỏi một cách lịch sự
Bạn có quyền từ chối hoặc hỏi lại, miễn là làm đúng cách. Thay vì im rồi làm không nổi, hãy nói thẳng mà mềm. “I’d love to help, but I’m finishing another task right now. Can it wait an hour?”.
Hỏi cho rõ cũng vậy. Một câu hỏi đúng lúc tốt hơn nhiều so với làm sai vì ngại hỏi.
5. Nhắn tin công việc
Nhiều nơi dùng chat như Slack hay Teams cho trao đổi nhanh. Vẫn giữ lịch sự, nhưng được phép ngắn gọn hơn email. Đọc không khí của nhóm để biết mức trang trọng phù hợp.
Một quy tắc an toàn: đừng viết gì trong chat công việc mà bạn ngại bị người khác đọc lại.
Lưu ý theo nước, tra nhanh: Mỹ, Canada: email thẳng và ngắn, văn hóa phản hồi cởi mở. Anh: lịch sự kiểu nói giảm, email vẫn rõ nhưng giọng mềm. Úc, New Zealand: ít trang trọng, thân thiện, nhưng vẫn rõ ràng việc. (Bài đào sâu theo từng nước sẽ bổ sung ở lớp 2.)
Workbook — luyện tập
- Viết một email mẫu xin nghỉ một buổi, theo cấu trúc ở mục 1, dưới 80 từ.
- Chuẩn bị 2 câu bạn sẽ dùng để chen vào một cuộc họp.
- Viết một cách từ chối lịch sự cho tình huống bạn đang bận mà bị nhờ thêm việc.
Tự kiểm tra — 5 câu
- Một email công việc tốt cần những gì.
- Vì sao im suốt buổi họp có thể bất lợi cho bạn.
- Một câu bạn dùng để chủ động xin phản hồi là gì.
- Làm sao để từ chối mà vẫn lịch sự.
- Quy tắc an toàn khi nhắn tin trong chat công việc là gì.
English summary (capability use)
By the end of this module, candidates can write clear professional emails, speak up appropriately in meetings, ask for and receive feedback, and decline or clarify politely. The outcome SBB can point to: candidates who communicate professionally with supervisors and colleagues, which hosts consistently rate as a top factor in a smooth placement.
Đào sâu theo nước
Sẽ bổ sung ở lớp 2, ưu tiên: Mỹ, Úc, Anh, Canada, New Zealand.